Наряду с беседами «с глазу на глаз» существует великое разнообразие групповых форм общения — собраний, форумов и тому подобное, на которых вы также можете применять умение слушать. Возможно, многие из них уже практикуются в вашей организации. В этом случае задача лидера — оказать всемерную поддержку и способствовать их дальнейшему развитию и совершенствованию.
Кроме того, вы обязаны продемонстрировать остальным, насколько подобные мероприятия важны в первую очередь для вас самого: когда босс дает понять подчиненным, что он ни во что не ставит процедуры обмена мнениями, скорее всего, они быстро последуют его примеру. Мы все переживали моменты, когда загрузка на работе столь велика, что не остается ни сил, ни времени на участие в подобных мероприятиях. Тем не менее вы должны относиться к ним со всей серьезностью, демонстрируя свое отношение личным участием и предоставляя такую возможность остальным.
Если же в вашей организации собрания такого рода до сих пор не проводились, вы можете вынести этот вопрос на всеобщее рассмотрение или организовать одно из них внутри собственного отдела. Этим вы подадите пример остальным, демонстрируя серьезное отношение, с которым ваше структурное подразделение подходит к проблемам обмена мнениями. Лучшим подтверждением вашей правоты будут те результаты, которых вы сможете достичь благодаря участию отдела в подобных мероприятиях.
Далее мы рассмотрим несколько возможных форм проведения групповых занятий, имеющих целью предоставить каждому возможность высказать свое мнение. Но предупреждаем: не ждите, что подобные мероприятия будут динамичными и захватывающими — по меньшей мере, поначалу. Людям всегда требуется некоторое время, чтобы привыкнуть к новому. Кроме того, некоторые из них просто захотят послушать других.
Кружки качества
Кружки качества представляют собой группы сотрудников, в большинстве случаев с менеджером во главе. Обычно они собираются в свободное время, чтобы обсудить проблемы, связанные с улучшением качественных показателей или рассмотреть другие рабочие вопросы. Вам предстоит обучать участников кружка технике решения проблем, а также обеспечивать их необходимыми средствами и возможностями для решения тех вопросов, обсуждению которых будет посвящено конкретное занятие кружка. Если вы собираетесь лично вести эти занятия, вам придется пройти соответствующую подготовку. Не исключено, что для обучения сотрудников и организации эффективной работы кружков качества понадобится помощь стороннего консультанта.
Программы использования предложений сотрудников
Land Rover — всего лишь одна компания из множества тех, что решили ввести программы использования предложений своих сотрудников. Немало таких компаний и в общественном секторе — например, Royal Aberdeen NHS Trust, где для сбора подобных предложений используются небольшие желтые ящички. Известно, что в японских компаниях такие ящички существуют давно, причем там они почти всегда переполнены.
Программы поощрения рационализаторских предложений
Есть смысл и в том, чтобы задействовать на вашем предприятии программу поощрения рационализаторских предложений, которая предусматривала бы специальные вознаграждения за наиболее эффективные и практичные идеи.
Мозговой штурм силами команды
Следующий вариант — проведение постоянных или эпизодических мозговых штурмов силами команды. В случае если вы решите действовать радикально, можете пригласить на них сотрудников других отделов — дать возможность и им выразить свои взгляды на перспективу. Все, что вам понадобится, — это помещение, несколько стульев, блокноты с ручками, час свободного времени и непредубежденный подход.
Выездные заседания команды
Время от времени полезно собираться всей командой где-нибудь на нейтральной территории — подальше от телефонов, письменных столов и компьютеров. В последнее время авторам книги все чаще приходится работать с разнокалиберными организациями, которые используют часть средств из бюджета на обучение для организации обсуждения рабочих вопросов в нерабочей обстановке.
Подобные мероприятия помогают сотрудникам отдохнуть и раскрепоститься. Авторам известен недавний случай, когда одна дизайнерская компания выехала всем коллективом в двадцать человек за город на специально арендованную по такому случаю ферму. Весь уик-энд прошел в прогулках на свежем воздухе, с обильными закусками и немалым количеством выпивки. Кроме того, что всем было просто весело, сотрудники еще и получили возможность лучше узнать друг друга, высказаться самим и выслушать коллег, сосредоточив внимание на обсуждении проблем и постановке задач.
В каком-то смысле это напоминает рабочие пикники прошедшего двадцатого века, с той разницей, что современные их версии несколько утонченнее. Возможно, ваша организация не в состоянии позволить себе целый уик-энд на природе, но даже один-единственный вечер вдали от рабочих мест может стать событием, которое стимулирует в каждом желание слушать других.
Фокус-группы и форумы
Можно попробовать составить из сотрудников различных подразделений так называемые «фокус-группы», которые будут работать над поиском новых идей и подходов. Не бойтесь предлагать в качестве председательствующего на заседаниях этих групп самую неожиданную кандидатуру. Оздоровительный центр, с которым пришлось работать одному из авторов, организовал подобную группу для перепланировки и ремонта своих помещений.
В группу вошли доктора, работники регистратуры, администраторы и медсестры, а возглавил ее завхоз по имени Фредди. На этот пост его избрали по двум причинам: во-первых, у него было полно оригинальных идей, а во-вторых, он имел репутацию бескорыстного человека. Реконструкция центра была проведена весьма успешно, а Фредди сыграл в ней первую скрипку.